Milliarums CCPM für besseres Projektmanagement

Herkömmliche Projektmanagementsoftware arbeitet mit Meilensteinen, Zeitpuffern und Prioritätslisten. Wie aber kann man die Komplexität verringern, die Projektdurchlaufzeit reduzieren sowie Planung und Selbststeuerung vereinfachen? Die Firma KAPP hat sich 2014 entschieden, diese Ziele durch Einführung der Critical Chain Projektmanagement (CCPM) Methodik zu erreichen. Dazu wurde als neues Softwaretool für diese Projektmanagementmethode die MILLIARUM CCPM Lösung zunächst am Standort Coburg eingeführt. Ausschlaggebend für die Entscheidung war neben dem hohen Funktionsumfang und der einfachen SAP-Web-Oberfläche vor allem die direkte Integration in das SAP-Projektsystem (PS) - MILLIARUM CCPM benötigt keine extra Schnittstelle.

KAPP NILES produziert in Coburg und Berlin Maschinen und Werkzeuge zur Feinbearbeitung von Verzahnungen und Profilen. Die Kunden kommen aus unterschiedlichen Branchen, wie zum Beispiel Automobil- und Nutzfahrzeughersteller, deren Zulieferer, Luftfahrtunternehmen, Hersteller von Kompressoren, Pumpen, Industriegetrieben, Windkraftanlagen oder Bahntechnik. Die KAPP NILES Gruppe agiert weltweit an sechs Standorten mit rund 800 Mitarbeitern und bietet ihren Kunden Hightech-Lösungen für komplexe Bearbeitungsaufgaben.

CCPM als „gut geschmiedete Brille“ für SAP

Für das Unternehmen war neben der Abdeckung der CCPM-Anforderungen die Einbindung in die bereits im Einsatz befindliche SAP-Netzplantechnik ausschlaggebend für die Wahl der Lösung von MILLIARUM. Einerseits setzt diese im Wesentlichen auf die SAP-Standards mit CCPM-relevanten Erweiterungen, so dass der Power-User Zugriff auf alle SAP-Funktionen im Detail hat. Andererseits wird durch eine einfach zu bedienende, web-basierte Oberfläche auch der gelegentliche Anwender angesprochen, der so mit der Handhabe gut zurechtkommt.

KAPP wollte mit der neuen Software neben Netzplantechnik, Modellierung der kritischen Kette, Abbildung und Einplanung am Engpass und Ausweisen des CCPM-Puffers noch weitere Projekttasks abdecken. So sollten auch die Berechnung des Projektfortschritts und Pufferverbrauchs, das Bilden der Bearbeitungsreihenfolge für die Fachabteilungen, die Erzeugung eines Fiebercharts pro Projekt wie auch die Darstellung des gesamten Unternehmens durch ein Multi-Projekt Fieberchart sowie differenzierte grafische Kapazitätsauswertungen mit inbegriffen sein. „Bei einer Entscheidung für ein Tool außerhalb SAP wäre das Thema Schnittstelle zu SAP-PS relevant gewesen, und da hatten wir wirklich Bauchschmerzen“, erläutert Albert Fischer, Leiter des Auftragsmanagements der KAPP NILES Gruppe, die Ausgangslage.

Paradigmenwechsel im Projektmanagement

Beim Umstellungsprozess auf die neue Software ging es dann anfangs weniger um IT-Themen, als vielmehr um die Abkehr von den gewohnten Methoden des klassischen Projektmanagements wie Terminpläne, Prioritätslisten oder Meilensteine.

Die Veränderungen mussten zunächst im Kopf stattfinden. Ziel war es, dass Abteilungen ihre implizit im Terminplan enthaltenen Puffer aufgeben und diese als Gesamtpuffer an das Ende des Projektes stellen sollten, an dem sich dann alle beteiligten Stellen bei Bedarf bedienen können. Ein Projekt soll gemäß der CCPM-Philosophie nicht begonnen werden, weil der Termin es erfordert, sondern erst dann, wenn alle erforderlichen Voraussetzungen für ein unterbrechungsfreies Abarbeiten eines Vorganges vorliegen (Full Set und Vermeidung von schädlichem Multitasking).

Auch die jeweiligen Arbeitsschritte innerhalb der Fachabteilung werden nicht mehr von im Vorfeld festgesetzten Terminen bestimmt, sondern kurzfristig nach Projektfortschritt und Pufferverbrauch gesteuert (Pufferindex). Der Umstellungsprozess wurde zunächst bewusst nicht mit IT-Software abgebildet, sondern mit Excel und „Paperwork“ begleitet. Aufgrund diverser Erfahrungen mit der Einführung anderer Systeme (z.B. SAP-Netzplantechnik) konnte so die Optimierung in der Anfangsphase einfacher an ausgewählten Projekten gestaltet werden.

Die eingeführte Software ist inzwischen ein unverzichtbarer Bestandteil in der Projektsteuerung geworden. Die Aktualisierung der CCPM-Fiebercharts erfolgt mit der Software automatisch. „Mit MILLIARUM und dem Multi-Projekt-Management-Chart sind wir in der Lage, für das Management einen aktuellen Gesamtstatus aus der Vogelperspektive abzubilden“, erläutert Albert Fischer die Erfahrungen mit der Software. Die Abwicklung der Projekte wurde deutlich vereinfacht, kürzere Durchlaufzeiten entlasten alle beteiligten Abteilungen.

Die Ampelfarben der Projekte geben einen schnellen Überblick für die Führungsebene und zeigen auf, wo akutes Handeln notwendig ist. Überlastungen durch die Bearbeitung von zu vielen Projekten werden vermieden, der Workload verringert sich somit. Da die Architektur der MILLIARUM Software vollständig in SAP integriert ist, fallen keinerlei Kosten für die Erstellung und Wartung von Schnittstellen an.

Flexible und kundenorientierte Betreuung

Die Implementierung der neuen Software erfolgte nach einem ersten Kickoff mit sechs jeweils zweitägigen Workshops, dazwischen fanden ein bis zwei WebEx-Meetings statt. Anschließend war das Kernteam in der Lage, die Endanwender eigenständig zu schulen. Aktuell nutzen 7 Power-User und 30 Endanwender die neue Software, im Endausbau werden es rund 100 Mitarbeiter sein. Die einfache Bedienungsoberfläche zeigt dem Anwender rasch, ob alle notwendigen Daten für den Start des nächsten Vorgangs vorliegen (Full Set).

Der Support wird direkt durch die Softwareentwickler geleistet, die sich nach Meldung eines Problems unmittelbar ins System einschalten, dieses binnen kurzer Zeit analysieren und beheben. Fragen zur Anwendung bzw. Konfiguration werden zügig per E-Mail oder auch telefonisch beantwortet, ohne dass eine umfassende kostenpflichtige Beratung anfällt.

Nach Fischers Einschätzung eignen sich die Lösungen von MILLIARUM vor allem für Unternehmen, die CCPM einführen wollen und dabei SAP-PS und Netzplantechnik bereits im Einsatz haben oder künftig einsetzen wollen - zumal MILLIARUM auch Expertise in diesen beiden Anwendungen mit einbringen kann: „Durch die Integration in SAP nutzt man alle Vorteile des SAP-PS und bekommt die Leichtigkeit der Bedienung mittels Web-Oberfläche dazu.“

Die KAPP NILES Gruppe plant die Anwendung der Software am Standort Berlin und darüber hinaus für weitere Bereiche, beispielsweise in der Produktentwicklung.

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