Actinium-Lösung für einheitliches Reporting-System
Herausforderung gemeistert
Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen ist das Ziel vieler Umstrukturierungen und Softwareanschaffungen. Doch für eine fundierte Evaluierung der zahlreich angebotenen Lösungen hat kaum ein Unternehmen mehr Zeit. Damit man nicht zwei Mal investiert weil man beim ersten Mal vorschnell die günstigste Variante gewählt hat, lohnt es sich oft einen Blick von Außen zuzulassen und die internen Anforderungen an das System mit den vorhandenen Möglichkeiten von Experten abgleichen zu lassen. Das dachte sich auch die Firma Eirich und engagierte die Berater von Actinium, um eine Lösung für ein einheitliches Reporting-System zu finden.
Über alle Wirtschaftszweige und Branchen hinweg gilt auch heute noch das alte Sprichwort: „Schuster bleib bei deinen Leisten!“ Die ‚Leisten’ der Firma EIRICH sind Maschinen, Anlagen und Dienstleistungen für die Aufbereitung von schüttfähigen Stoffen, Schlicken und Schlämmen. Die Schwerpunkte der weltweit agierenden Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Hardheim liegen bei kontinuierlichen und diskontinuierlichen Prozessen zu Mischtechnik, Granulieren/Pelletieren, Trocknen und Feinmahltechnik.
Um die internen Reporting- und Planungsprozesse zu optimieren und die unternehmensweit verbreiteten Insellösungen abzuschaffen, hat EIRICH 2008 beschlossen eine neue zentrale Lösung zu finden. Ohne die nötige Erfahrung ist das allerdings angesichts der Fülle an Angeboten eine umfangreiche Herausforderung. An diesem Punkt kommt die Stärke des Unternehmens Actinium Consulting GmbH ins Spiel. Die Kernkompetenzen des 1999 gegründeten Beratungsunternehmens mit Firmensitzen in Lindau (Hauptsitz), Dortmund, Wien und Singapur liegen in den Bereichen Business Processes, Business Integration und Business Intelligence.
Actinium bündelt in seinen Projekten kaufmännisches Wissen und IT-Know-how sowie langjährige Erfahrungen in der Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse zu maßgeschneiderten Lösungen. Das Leistungsspektrum deckt alle Projektphasen von der Beratung und Evaluierung über die Konzeption bis zur Implementierung ab. Ziel ist es für die Kunden Geschäfts- und Entscheidungsprozesse nachhaltig schneller, effizienter und erfolgreicher zu gestalten.
Bei der Integration neuer Software-Systeme bietet sich oft eine Vielzahl von Lösungen an, die auf die Anforderungen im Unternehmen passen würden. Doch alle zu testen ist unmöglich und sich blind zu entscheiden, ist auch nicht ratsam. Daher hat sich die Firma EIRICH für die Zusammenarbeit mit Actinium entschieden. Bereits seit 2008 wird gemeinsam an Optimierungsstrategien für das Reporting getüftelt und das Projekt Einführung eines zentralen Reporting-Systems hatte seinen Anfang.
Nie wieder Excel-Listen
2005 hat die EIRICH-Gruppe das ERP-System Oxaion im gesamten Unternehmen eingeführt. Der optimalen Ausschöpfung dieser Software standen aber die noch immer manuell erstellten Monatsberichte zentraler Unternehmensbereiche wie Vertrieb, Materialwirtschaft, Produktion, Technik und Personal im Weg. Die Berichte wurden zeitaufwendig in rudimentären Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt, was den Prozess auch sehr fehleranfällig machte. „Auch die Auswertung musste händisch gemacht werden, was nicht selten zu unterschiedlichen Ergebnissen z.B. beim Umsatz für eine Abteilung geführt hat“, berichtet Andreas Seitz-Böna, Verantwortlicher für das Controlling und Reporting bei EIRICH. Um Ressourcen effizienter zu nutzen und zielgerichteter mit den bestehenden Daten arbeiten zu können, wurde sich für ein zentrales Reporting-System entschieden.
Aufgrund der Vielzahl auf dem Markt erhältlicher Lösungen wurde im Rahmen einer Evaluierung mit dem Fokus auf die fachlichen sowie technischen Anforderungen zusammen mit Actinium eine Vorauswahl möglicher Anbieter erstellt.
Nach Abwägung aller Fakten entschied sich EIRICH schließlich für Arcplan, nicht zuletzt wegen dessen vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und umfangreichen Schnittstellen.
Potentiale ausschöpfen
Schritt für Schritt wird das System seitdem integriert und abteilungsspezifisch angepasst.
Die große Arbeitserleichterung ist, dass das Reporting-System auf einem im Rahmen des Projektes aufgebauten Datawarehouse aufsetzt, welches die ERP Daten aufbereitet zur Verfügung stellt. Im Zuge der Datenaufbereitung konnte die Datenqualität sowie die Genauigkeit der Datenerfassung enorm verbessert werden.
Nun können die so aufbereiteten Daten direkt übernommen, gefiltert, geordnet und vor allem zu handlichen Übersichten zusammengestellt werden. Dies geschieht voll automatisiert ohne wertvolle Mitarbeiter/Ressourcen zur Datenaufbereitung abstellen zu müssen. Letztendlich hat nun jeder berechtigte Mitarbeiter die Möglichkeit per Maus-Klick in Echtzeit auf entscheidungsrelevante Berichte zuzugreifen.
Das vereinfacht und beschleunigt die Arbeit ungemein“, berichtet Seitz-Böna über die Erfahrungen mit der Lösung. Die im Unternehmen generierten Daten können mit der Lösung effizienter genutzt werden. Durch eine verlässliche und präzise Organisation und Auswertung der Daten entstehen wertvolle Informationen, die dazu beitragen, dass z.B. die Fertigung noch effektiver geplant, Aufträge zügiger abgearbeitet, Teile und andere Ressourcen optimal disponiert werden können.“ Zudem vereinheitlicht auch die Darstellungsweise und greift grundsätzlich immer auf denselben Datenbestand zu – Abteilungs- und Standortübergreifend. So kann es nicht mehr zu Missverständnissen oder Informationslücken kommen.
Beständige Zusammenarbeit
Das Reporting-System wird bereichsspezifisch umgesetzt. Angefangen wurde mit dem Vertrieb, daraufhin folgte Materialwirtschaft und parallel dazu Rechnungswesen und Controlling. So werden Zug um Zug in den nächsten Monaten weitere Unternehmensbereiche folgen. Später ist auch an die Übertragung auf die Auslandsstandorte gedacht. „Wie häufig bei solchen Veränderungsprozessen kommt der Appetit mit dem Essen“, hat Andreas Seitz-Böna erfahren. „Wenn die Mitarbeiter, die das neue Reporting-System nutzen, erst einmal erkennen, was damit alles möglich ist und wie groß der Nutzen ist, wachsen auch die Anforderungen an das System.“
So können zum Beispiel Berichte zu ganz unterschiedlichen Aspekten, Vergleiche und Grafiken erstellt und in einheitlichem Design dargestellt werden. Bis alle Abteilungen auf das neue Reporting-System umgestellt sind, ist noch einiges an Anpassungs- und Abstimmungsarbeit erforderlich. Doch der Nutzen ist bereits spürbar. Die Zusammenarbeit mit Actinium besteht bis heute. Monatlich kommt ein Berater des Actinium Teams zu EIRICH und gemeinsam wird an weiteren Optimierungsmaßnahmen gefeilt und die bestehenden Strukturen werden perfektioniert. Bisher gab es keine Probleme, die nicht zusammen gelöst werden konnten.
„Dabei hat Actinium uns nicht nur bei dem Softwarewechsel, der Integration und der Anpassung begleitet, sondern gibt auch Tipps über unser eigentliches Ziel hinaus und hilft uns beispielsweise zukünftig auch das Entlohnungssystem (ERA) und die Planung in Arcplan zu integrieren“, erzählt Seitz-Böna.
Mehr Informationen:
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Actinium Consulting GmbH |
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Robert-Bosch-Straße 28 |
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88131 Lindau |
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Tel.: +49 (0)8382-277 278-0 |
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Fax: +49 (0)8382-273 477-3 |
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E-Mail: office@actinium.de |
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www.actinium.de |
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