OneNote als Top-Management-Instrument
Teure Spezialsoftware oft unnötig
Für kleine Handwerker und Dienstleister lohnt sich ein Spezialprogramm zur Auftragsverwaltung nicht unbedingt. Für viele Zwecke reicht es völlig aus, sich ein Office-Produkt für seine Zwecke herzurichten. Erste Wahl ist diesbezüglich das Microsoft-Produkt. Insbesondere das Programm ›OneNote‹ ist ein oft übersehenes Goodie, um den Büroalltag beziehungsweise die Auftragsverwaltung ohne Mühe zu bewältigen.
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Word und Excel kennt jeder, der sich im Berufsleben oder in Schule und Ausbildung befindet. Diese Programme leisten vielfältige Dienste, wenn es darum geht, Texte zu schreiben und Berechnungen anzustellen. Mit Ihnen ist es jedoch auch möglich, völlig andere Dinge zu erledigen. Beispielsweise können mit Word kleine CNC-Programme geschrieben werden und Excel lässt sich für die Auftragsverwaltung nutzen.
Wenn viele Dateien erstellt sind, ergibt sich oft das Problem der Handhabung, da sich die Dateien in vielen Verzeichnissen verstecken und der Dateiname zudem nicht immer erschöpfend Auskunft gibt, was diese Datei berechnet beziehungsweise welcher Text sich dahinter verbirgt.
Microsoft hat für solche Fälle das Programm OneNote vorgesehen. Dieses Programm erlaubt es, Notizen, Bilder, Tabellen, Videos und Tondokumente in seine Fenster einzubauen. Noch wichtiger ist jedoch die Möglichkeit, die ganzen Dateien, die mit Office-Programmen erstellt wurden, übersichtlich zu verwalten und per Verlinkung jederzeit zugänglich zu machen.
OneNote als "Zentrale" der Auftragsverwaltung
Diese Eigenschaft lässt sich bestens für eine Auftragsverwaltung nutzen. Da das Programm OneNote wenig beachtet wird, ist seine Leistungsfähigkeit nur Insider bekannt. Es wird daher vielfach nicht wertgeschätzt. Das Programm ist jedoch eine prima Hilfe, wenn es darum geht, den Überblick über Aufträge und Kunden zu behalten. Während Kundenadressen sowieso in Outlook verwaltet werden, kümmert sich OneNote um Tabellen, Texte und Notizen, die übersichtlich verwaltet werden.
Es lohnt sich, die Funktionsweise des Programms näher zu betrachten. Mit Ihm können sehr einfach zu jedem Kunden die ganzen Vorgänge erfasst werden, die ein Auftrag mit sich bringt. Sogar Videos und Tondokumente lassen sich, wie bereits erwähnt, einbinden. Reiter an der linken oberen und rechten Seite erlauben eine optimale Gliederung jeden Auftrags. Zu jedem Kunden sind beispielsweise Reiter anlegbar, in denen CNC-Programme, Fertigungshinweise oder Preiskalkulationen hinterlegbar. Dazu werden einfach Verknüpfungen zu den jeweiligen Dateien gezogen, die in Word, im Editor oder via Excel erstellt wurden.
Auch CNC-Programme lassen sich verwalten
Auf diese Weise können zumindest kleine Unternehmen und Handwerker ohne teure Spezialsoftware ihre Kundenaufträge verwalten. Auch Nutzer anderer Office-Pakete sollten sich diese einmal näher ansehen, ob sie nicht auch ähnliche Goodies bieten, die das Geschäftsleben wesentlich einfacher machen.
Auftragsverwaltung per Excel
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