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OneNote im praktischen Einsatz

Endlich Ordnung für Vielschreiber

OneNote ist ein stark unterschätztes Programm von Microsoft. Viel zu wenige Nutzer des Office-Pakets haben bisher die ungeheuer praktischen Fähigkeiten dieser Software entdeckt. Zeit für das Buch ›OneNote 2016‹ von Winfried Seimert.


Wird intensiv mit einem PC gearbeitet, so sammeln sich in kürzester Zeit jede Menge Dateien an, die sich auf der Festplatte verteilen. Wer beizeiten für eine saubere Verzeichnisstruktur gesorgt hat, wird in der Regel die gesuchte Datei rasch wiederfinden. Doch gilt dies nur bis zu einem gewissen Grad. Insbesondere selten genutzte Excel-, Word- oder Powerpoint-Dateien lösen mitunter längere Suchaktionen aus.

Mit OneNote lässt sich die zeitraubende Suche vermeiden, da es dieses Programm erlaubt, aussagekräftigen Text an jede gewünschte Stelle der OneNote-Notizfläche zu schreiben. Diese sind jeweils auf alle je angelegten Dateien verlinkbar. Diese Textpassagen können in Gruppen zusammengefasst werden, sodass ein Blick genügt, um jede gewünschte Datei mit einem Mausklick zu laden. Der Umweg über den Explorer ist damit dank OneNote nicht mehr nötig.

Das eben geschilderte Szenario ist jedoch nur ein Teilbereich, der von OneNote abgedeckt wird. Wer alle Möglichkeiten des Programms ausreizen möchte, benötigt ein Buch, das umfassend aufzeigt, wozu OneNote fähig ist. So ein Buch hat Winfried Seimert unter dem Titel ›OneNote 2016‹ geschrieben. Nach der Lektüre dieses Buches ist es für den Leser ein Leichtes, spontane Ideen festzuhalten und diese in stets nutzbare Informationen umzuwandeln. Es wird erläutert, wie Informationen erfasst, gespeichert, formatiert, gestaltet, ausgedruckt, durchsucht und per Mail versendet werden.

Der Autor hat ganz bewusst auf das Beilegen einer CD verzichtet, da OneNote geradezu prädestiniert ist, sofort loszulegen und eigene Erfahrung damit zu sammeln. Der Lerneffekt ist zudem nachweislich viel höher, wenn etwas selbst gemacht wird. Da OneNote nicht nur auf dem PC, sondern auch auf Tablet und Smartphone läuft, hat Winfried Seimert hilfreiche Tipps in seinem Buch eingearbeitet, die auf Besonderheiten oder Einschränkungen der jeweiligen Gerätegattung hinweisen.

So wird beispielsweise erläutert, dass beim Arbeiten am PC nicht unbedingt OneNote gestartet sein muss, um einen Gedankenblitz festzuhalten. Es genügt ein Mausklick auf eine bestimmte Stelle im Infobereich der Taskleiste, um ein Fenster zu öffnen, das als Notizzettel dient. Gilt es, für Dokumentationszwecke einen Bildschirmausschnitt festzuhalten, so ist dies mit OneNote ebenso einfach machbar. Äußerst praktisch ist zudem, dass man sich nicht um das Sichern der OneNote-Datei kümmern muss, da dies automatisch im Hintergrund passiert.

Der Autor führt aus, dass im Bedarfsfall die Dateisicherung auch auf einem USB-Stick oder eine SD-Karte möglich ist. Auf diese Weise können alle Notizen zusätzlich auf fremden Rechnern genutzt werden. Noch mehr Flexibilität verspricht die Speicherung auf OneDrive, dem Cloud-Speicher von Microsoft. Damit sind alle OneNote-Daten stets zugänglich, egal von wo aus man darauf zugreifen möchte.

Interessant ist, dass die Anzahl der Abschnitte in OneNote nicht begrenzt ist. Dies bedeutet, dass eine sehr große Menge an Information in OneNote gespeichert werden kann. Winfried Seimert gibt daher Tipps, wie man diese Informationsmenge sinnvoll strukturiert, um nicht den Überblick zu verlieren. Doch selbst im Fall einer nicht sofort auffindbaren Information ist es ein Leichtes, an diese zu kommen, da OneNote über eine leistungsstarke Suchfunktion verfügt, die das komplette Notizbuch durchsucht. Sogar eingescannte Bilder mit Text werden durchsucht, da OneNote diese Passagen in lesbare Zeichen umwandelt. Ein Feature, das vielfach unbekannt, doch extrem nützlich ist.

Natürlich sind in OneNote Vorlagen vorhanden, die es erlauben, Daten optisch auf gleiche Weise zu präsentieren. Ob Schriftart, Farbe oder Aufzählung, alle Daten können in eine einheitliche Darstellung gebracht werden. Nicht minder interessant ist das Anlegen von Aufgaben- beziehungsweise Checklisten. Erledigte Punkte lassen sich damit ganz einfach abhaken. Wenn nötig, kann gleich eine Tabelle angehängt werden, in der beispielsweise die zu erledigenden Arbeiten, Materialien oder Bezugsquellen aufgelistet sind. Wenn erforderlich, lassen sich Excel-Tabellen einfügen, die sogar über den Umweg via Excel bearbeitet werden können. Für kleine Unternehmen sicher eine interessante Fähigkeit, die sich für verschiedenste Zwecke einsetzen lässt.

Ebenso verhält es sich mit der Möglichkeit, in OneNote Bilder einzufügen. Diese Bilder können bei Bedarf mit Texten, Linien, Pfeilen oder Formen versehen werden. Dies kann für Reparaturanweisungen, zur Wegstreckenbeschreibung, zur Ersatzteilbestimmung oder für das Personalmanagement genutzt werden. Ergänzt können diese Infos mit Audio- oder Videoclips, die beide mit OneNote-Bordmitteln erstellt werden können, wenn die entsprechende Hardware am eigenen PC vorhanden ist.

OneNote ist sogar in der Lage, mehrere Nutzer eines Notizbuchs zu verwalten. Werden Einträge gemacht, so kann festgestellt werden, wer diese tätigte und wann dies war. Dadurch kommen unter Umständen sehr viele Informationen zusammen. Diese können als ungelesen markiert werden, um sie bei passender Gelegenheit zu sichten.

Soll das gesamte Notizbuch gesichert werden, so bietet sich ein Export an. Diese Sicherung kann genutzt werden, um das komplette Notizbuch auf einem anderen Computer zu implementieren, wenn dieser ebenfalls über OneNote verfügt. Abgerundet wird das Buch mit Hinweisen auf Apps, die OneNote noch leistungsstärker machen. Das Buch ist daher für alle empfehlenswert, die OneNote 2016 wirklich ausreizen möchten.

 

Mehr Informationen:

Kontakt  Herstellerinfo 
Titel: OneNote 2016
Autor: Winfried Seimert
Verlag: mitp
ISBN: 978-3-95845-486-6
Jahr: 2017
Preis: 19,99 Euro
www.mitp.de
 

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