Nicht übereilt auf E-Rechnung setzen
Vorschnelle Umstellung ist kritisch
Jetzt verringern sich die formalen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Die Neuregelungen sind rückwirkend für alle Umsätze ab 1. Juli 2011 anwendbar. Rechnungsaussteller können nun auf eine digitale Signatur verzichten; Rechnungsempfänger können frei wählen, wie sie die Echtheit und Unversehrtheit digitaler Daten gegenüber dem Fiskus belegen. Sie müssen allerdings ein innerbetriebliches Kontrollverfahren etablieren, das einen Abgleich der Rechnung mit der zugrunde liegenden Zahlungsverpflichtung sicherstellt. Die Regelung ist technologieneutral angelegt: Unternehmen können sowohl manuelle als auch systemgestützte Prüfungen vornehmen. Doch welche Kontrollverfahren sind tatsächlich zulässig und bewahren vor Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden?
"Trotz wachsendem Freiraum sollten Unternehmen nicht übereilt auf elektronische Rechnungen setzen", sagt Gert Klöttschen, Steuerberater bei der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG in Euskirchen. Der Gesetzestext lässt noch viele Fragen offen. Insbesondere ist unklar, welche Verfahren letztendlich von der Finanzverwaltung anerkannt werden.
Zwar erlaubt der Fiskus auch einen rein manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein. Doch spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung steht das gewählte Verfahren auf dem Prüfstand. "Wird das praktizierte Kontrollverfahren bei der Betriebsprüfung nicht akzeptiert, drohen erhebliche Umsatzsteuernachzahlungen zuzüglich Zinsen", warnt DHPG-Experte Klöttschen.
Damit nicht genug: Die Neuregelung weitet die Kontrollbefugnisse des Fiskus im Rahmen der Umsatzsteuernachschau aus. Unternehmen bleibt nun keine Vorlaufzeit mehr. Elektronische Rechnungen und steuerrelevante digitale Dokumente sind für Prüfungszwecke ständig bereitzuhalten. Was leicht vergessen wird: Unverändert sichert nur eine ordnungsgemäße Archivierung den Vorsteuerabzug. Die Anforderungen haben sich durch die Neuregelung nicht vereinfacht.
Eine vorschnelle Umstellung ist auch bei grenzüberschreitenden Rechnungen kritisch: EU-Staaten haben bis Ende 2012 Zeit, die vereinfachte elektronische Rechnungsstellung umzusetzen. Solange werden allein die digitale Signatur und das so genannte EDI-Verfahren EU-weit akzeptiert. Möglicherweise erkennen Kunden in anderen EU-Ländern etwa per E-Mail übermittelte Rechnungen noch nicht an.
Der Gesetzgeber versteht unter elektronischen Rechnungen eine Vielzahl technischer Varianten, deren steuerliche Stolpersteine zu berücksichtigen sind. Mit der Implementierung eines geeigneten Kontrollverfahrens sollten Unternehmen alle Anforderungen prüfen und gegebenenfalls einige Formen von vorneherein ausschließen. Achtung: Schon jetzt versenden viele Unternehmen elektronische Rechnungen mit dem Hinweis, dass sie vom Finanzamt anerkannt werden.
Selbst auf Anforderung lehnen sie den Versand einer Papierrechnung häufig ab. DHPG-Experte Klöttschen: "Rechnungsempfänger sollten sich keine elektronischen Rechnungen aufzwingen lassen, denn sonst gefährden sie den Vorsteuerabzug." Der Leistungsempfänger muss mit einer elektronischen Abrechnung einverstanden sein. Schließlich hat er gegenüber den Finanzbehörden besondere Dokumentationspflichten zu erfüllen. Leistungsempfänger sollten im Zweifelsfall auf ihrem Recht auf eine Papierrechnung bestehen.
Steuerliche Stolpersteine umgehen
Für Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen existieren vielfältige technische Varianten. Was Rechnungsempfänger beachten sollten, damit der Vorsteuerabzug nicht in Gefahr gerät.
- E-Mail: Häufig werden Rechnungen als E-Mail-Anhang versendet, überwiegend im PDF-Format. Es reicht nicht aus, die Rechnung mit der E-Mail abzuspeichern. Ebenso wenig akzeptiert der Fiskus, wenn ein Papierausdruck der elektronischen Rechnung abgelegt wird. Die Archivierung und Aufbewahrung muss auf einem Datenträger erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt, etwa einmal beschreibbare CDs oder DVDs. Das Gleiche gilt für den E-Postbrief und De-Mail-Angebote.
- Download: Einige Unternehmen stellen Leistungsempfängern die Rechnung über ein Internet-Portal zum Download zur Verfügung. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren bleibt Pflicht. Unternehmen sollten ihre Rechnungen direkt abrufen und finanzamtsicher abspeichern. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung. Werden Rechnungen verspätet heruntergeladen, kann der Fiskus dieses Kriterium als nicht erfüllt ansehen.
- Fax: Wird eine Rechnung an Standard-Faxgeräte übertragen, gilt der Fax-Ausdruck nun grundsätzlich als Papierrechnung. Kommt beim Empfang ein Computer-Telefax oder Fax-Server zum Einsatz, liegt eine elektronische Rechnung vor. Vorteil: Der Rechnungsempfänger muss nicht mehr mutmaßen, auf welche Art das eingegangene Fax versendet wurde.
- Sonstige Varianten: Die bisher gültigen Verfahren - elektronische Signatur und EDI-Verfahren - werden weiterhin akzeptiert. Achtung: Unternehmen haben auch hier die strengen Archivierungsvorschriften zu beachten.
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