Neusta: Digitale Zeiterfassung im Handwerk
Einfache Online-Einsatzsteuerung
Zur Effizienzsteigerung halten immer häufiger Internet und mobile IT-Geräte Einzug in Büros. Handys erfassen in Echtzeit geleistete Arbeitsstunden.
Handys statt Stundenzettel, Tablet-PCs ersetzen Papierservicescheine und digitale Kugelschreiber erfassen handschriftliche Dokumente gleichzeitig digital. Auswärts per Mobiltelefon erfasste Stunden und Aufträge sind in Sekundenbruchteilen auf dem Bildschirm des Disponenten im Betrieb zu sehen. Per Tablet-PCs erstellte Servicescheine sind inklusive Unterschrift ebenso schnell digital im Unternehmen verfügbar.
Wer seinen Mitarbeitern den Umstieg auf Handy oder Tablet-PC nicht zumuten möchte, kann mit dem Digital Pen – ein Kugelschreiber mit integrierter digitaler Schrifterkennung – ebenfalls sämtliche Unterlagen digital erfassen und umgehend versenden. In allen Fällen entfällt die Mehrarbeit durch zeitraubende Auswertungen der sonst üblichen Papier-Formulare. Daten über die erledigten Arbeiten, Ersatzteillisten oder Arbeitsstunden können sofort weiterverarbeitet und zur Rechnungserstellungen oder Lagerhaltung noch am selben Tag herangezogen werden. Selbst Fahrtstrecken lassen sich per GPS exakt ermitteln, um eine genaue Grundlage für die Fahrtkosten zu erhalten.
Mobil auch in der Disposition
Mit project2web bietet das Bremer Softwarehaus neusta software development GmbH eine webbasierte Software, in der alle Daten zusammenlaufen. Diese internetbasierte Lösung erlaubt ortsunabhängiges Arbeiten, lediglich ein Standard-Internetbrowser ist nötig. Nach der sicheren Anmeldung erfüllt project2web gleich mehrere Aufgaben: ganzheitliche Datenerfassung, effiziente Disposition per Mausklick, übersichtliche Status-Darstellung und die Weiterleitung von Daten an bestehende Systeme für etwa HR, ERP oder FiBu. Einfache Computer oder Laptops mit Internetzugang genügen völlig. Auf Wunsch bieten die Bremer auch die Bereitstellung eines passenden Servers an, sodass sich die Anschaffungskosten von passender Hardware auf ein Minimum reduzieren.
Weiterer Vorteil der Internetlösung: Jeder Nutzer arbeitet von jedem Ort stets mit den aktuellsten Daten. Aufgrund der zentralen Datenablage ist keine Synchronisation erforderlich ist. Herkömmliche Produkte gleichen sich vielfach nur einmal pro Tag ab, was zu Ungenauigkeiten und Missverständnissen führen kann.
Zeit- und Datenerfassung im Einsatz
Disponenten sehen am Rechner mit project2web anstehende sowie offene Projekte und Aufträge ein. Bequem per Drag&Drop erfolgt die Zuordnung von Aufträgen und Projekten an die Mitarbeiter. Die Plantafel kann zusätzlich auf eine stundengenaue Darstellung umgestellt werden. Per Suchfunktion lassen sich anhand der hinterlegten Mitarbeiter-Fähigkeiten passende Teams für Spezialaufgaben zusammenzustellen. Alle nötigen Daten zum Auftrag werden nach der Zuteilung in Echtzeit vom Mobiltelefon des Mitarbeiters abgerufen, wo er umgehend alle Informationen einsehen kann.
Wählt er am Handy per Tastenklick einen Auftrag aus, löst dies den digitalen Stempelvorgang aus – diese Startzeit zum Arbeitsbeginn wird in project2web wie mit einer stationären Stempeluhr festgehalten. Ist die Arbeit erledigt, wird wieder der Auftrag angeklickt und erneut findet eine Zeitbuchung statt.
Kommen Tablet-PCs zum Einsatz, werden zusätzlich Kundendaten, Details zu den instandzusetzenden Geräten sowie die aktuelle Gerätehistorie übertragen. Im Servicebereich werden per Tablet-PC auch Verbrauchsmaterialien oder erledigte Tätigkeiten im Detail und mehr erfasst. Besonderer Clou: Auf dem Touchscreen des Tablet-PC unterschreiben Kunde und Mitarbeiter den virtuellen Serviceschein. Dies schließt den Auftrag und erzeugt ein aussagekräftiges Dokument.
In allen Fällen stehen dem Disponenten im Betrieb nach der Datenübertragung sofort alle nötigen Angaben zur Verfügung. Zur genauen Fahrtkostenermittlung Trackingmöglichkeiten für Fahrzeige sowie eine Routenplanung mit project2web möglich. Mit Hilfe dieser GPS-Erfassung ist auch die Planung in einer digitalen Karte in der Software möglich, indem der einem Auftrag nächstgelegene Techniker angefordert wird.
Digitale Kugelschreiber und Auswertung
Unkompliziert überträgt der digitale Kugelschreiber die Daten aus beispielsweise Stundenzettel oder Serviceschein umgehend an project2web. Auf handelsüblichem Papier gedruckte Formulare werden mit dem speziellen Kugelschreiber von Hand ausgefüllt. Gleichzeitig erfasst der Stift alle Schriftbewegungen oder Zeichnungen, speichert diese im Stift selbst und überträgt die Daten drahtlos per Mobilfunk an project2web. Diese Technik bietet optimale Akzeptanz bei hohem Nutzen. Das Papier kann wie gewohnt abgeheftet werden oder dem Kunden ausgehändigt werden.
Alle erfassten Daten stehen in project2web zur Verarbeitung und Auswertung bereit. Reportings helfen, den aktuellen Stand zu prüfen. Gleich ob Handy, Tablet-PC oder Digital Pen, die per Internet und Mobilfunk gebotenen Möglichkeiten der Datenerfassung und Auswertung minimieren die sonst übliche Papierarbeit. Zudem sichern sie die Wettbewerbsfähigkeit. Zeiterfassung in Echtzeit sowie Auftragsdetails, Gerätehistorien, Kundendaten und mehr am Handy oder Tablet PC einzusehen, bedeutet, besser auf den Kunden eingehen zu können und qualifizierte Daten zu erhalten.
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Tel.: 0421 - 20696-0 |
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Fax: 0421 - 20696-99 |
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