Tipps rund um die Abnahme
Inkassounternehmer gibt Rat
Jeder Handwerker hat den Begriff „Abnahme“ schon gehört und viele wissen auch um seine Bedeutung. Leider nimmt es aber nicht jeder damit so genau. Dass das aber dazu führen kann, dass man als Handwerker im schlimmsten Fall (derzeit) gar keinen Anspruch auf die Bezahlung der vielleicht schon vor Monaten ausgestellten Rechnung hat und nicht nur Verzugszinsen „verschenkt“, sondern auch auf den Kosten sitzen bleibt, wissen nur wenige.
„Jeder Auftragnehmer hat seine Arbeiten vertragsgerecht zu erledigen. Ein Handwerker muss aber darüber hinaus dafür sorgen, dass sein „Werk“ abgenommen wird; erst dann hat er einen Anspruch auf Bezahlung seiner Rechnung. Diese Reihenfolge einzuhalten, ist wichtig“, so der Hinweis von Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH.
Was ist eine Abnahme und wie kann sie durchgeführt werden?
"Bevor die eigentliche Abnahme erfolgt, wird der Abnahmegegenstand vom Auftraggeber daraufhin überprüft, ob die gemachten Vorgaben eingehalten wurden, ob die Aufgaben ordnungsgemäß erledigt wurden und ob das Ergebnis so ausgefallen ist, wie gefordert bzw. vereinbart wurde. Wird das Ergebnis vom Auftraggeber akzeptiert, so wird diese Erklärung als Abnahme bezeichnet.“ Der Auftraggeber bestätigt also, dass der Vertrag vom Handwerker/Auftragnehmer vertragsgerecht erfüllt wurde. Der Auftraggeber muss die Abnahme auf Verlangen des Auftragnehmers ausdrücklich erklären. „Dies sollte im Sinne aller unbedingt schriftlich festgehalten werden!“ lautet Drumanns Rat dazu.
„Ebenso gibt es die so genannte ‚stillschweigende Abnahme‘, die auch als ‚konkludente Abnahme‘ bezeichnet wird. Sie steht der ausdrücklichen Abnahme gleich und kommt etwa dann in Frage, wenn der Auftraggeber das fertige ‚Werk‘ – etwas die neu angelegte Terrasse – ohne Beanstandung benutzt oder wenn er die Handwerkerrechnung ohne Abzüge oder Einbehalte bezahlt. Wenn der Handwerker aus diesem oder anderem Verhalten darauf schließen darf, dass der Kunde die Werkleistung als (im Wesentlichen) ordnungsgemäß erbracht ansieht, ist das Werk abgenommen.
Eine weitere Form der Abnahme ist die so genannte ‚Fiktive Abnahme‘. Wenn ein Auftraggeber die Abnahme trotz einer Fristsetzung durch den Auftragnehmer nicht erklärt, obwohl er dazu (bei im Wesentlichen vertragsgemäßer Fertigstellung des Werkes) verpflichtet ist, gilt die Abnahme auch ohne Erklärung als erfolgt.“
Auftraggeber ist zur Abnahme verpflichtet
„Als Handwerker sollte man wissen, dass es nicht der Lust und Laune des Auftraggebers unterliegt, die in Auftrag gegebene Leistung abzunehmen, sondern dass es dessen gesetzlich verankerte Pflicht ist. Diese ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in § 640 geregelt. Dort heißt es in Abs. 1: ‚Der Besteller ist verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen, sofern nicht nach der Beschaffenheit des Werkes die Abnahme ausgeschlossen ist. Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden. Der Abnahme steht es gleich, wenn der Besteller das Werk nicht innerhalb einer ihm vom Unternehmer bestimmten angemessenen Frist abnimmt, obwohl er dazu verpflichtet ist‘. Diese Regelung soll beiden Seiten Sicherheit geben aber auch helfen, ein zuweilen mutwilliges Hinauszögern der Abnahme zu verhindern.“
Kein Anspruch auf Bezahlung bei fehlender Abnahme
„Es geschieht nicht selten, dass Handwerksbetriebe säumige Kunde anmahnen und, wenn keine Zahlung erfolgt, den Vorgang zum Einzug an einen Rechtsanwalt oder an ein Inkassounternehmen abgeben. Nun, aufgeschreckt durch ein ‚offizielles Schreiben‘ eines Rechtsdienstleisters, regt sich der schweigsame Kunde plötzlich und wendet Mängel ein, die auch noch berechtigt sind. Es kommt zum Vorschein, dass der Kunde die Abnahme nie erklärt hatte. Und das hat Folgen: Damit ist die Rechnung noch gar nicht fällig, es gibt somit keine Grundlage für eine Mahnung (eine Mahnung vor Rechnungsfälligkeit ist unwirksam) und – was besonders bitter ist - der Kunde ist mit der Bezahlung der Rechnung nicht in Verzug und muss daher auch nicht für Verzugszinsen und die bis dahin entstandenen Rechtsverfolgungskosten aufkommen“, erläutert Drumann. „Die ‚Abnahme‘ ist daher für jeden Handwerker auch ‚Pflicht‘ und keine ‚Kür‘“.
Wie fordert man ggf. den Kunden zur Abnahme auf?
„Ist eine Abnahme der getätigten Leistung nicht entbehrlich, weil der Auftraggeber eventuell auf eine Abnahme verzichtet oder diese nach der Art des Werks gar nicht möglich ist, und nicht offensichtlich bereits stillschweigend etwa durch Inbetriebnahme erfolgt, sollte der Kunde mit einem klar definierten Termin (und am besten unter Nennung von zwei Alternativterminen) zur Abnahme aufgefordert werden.“ Mit besonderem Nachdruck rät Drumann weiter: „Der Zugang der Aufforderung sollte nachweisbar sein. Dafür eignet sich die persönliche Übergabe vor Zeugen oder eine Zusendung per Einwurfeinschreiben, denn man glaubt gar nicht, was so alles plötzlich verschwindet oder ‚vergessen‘ wird“, weiß Drumann aus Erfahrung.
Was macht man, wenn der Kunde zur Abnahme nicht erscheint und schlicht untätig bleibt?
„Erscheint der Auftraggeber nicht zum festgelegten Abnahmetermin und rührt sich auch sonst nicht, sollte der Unternehmer ihm eine letzte Frist zur Abnahme setzen (Zustellung s. o.). Reagiert der Kunde darauf immer noch nicht, so führt dies nach § 640 Abs. 1 Satz 3 BGB zur Abnahmefiktion, wenn das Werk keine wesentlichen Mängel aufweist. D.h., die Untätigkeit wird mit einer Abnahme gleichgesetzt und das Werk gilt so als abgenommen.“
Wie verhält man sich, wenn der Kunde unberechtigte Mängel einwendet?
„Sollte der Kunde Mängel geltend machen, von denen der Auftragnehmer überzeugt ist, dass sie unberechtigt sind, bietet sich an, dass er - in seinem eigenen Interesse - seinem Kunden schriftlich eine Überprüfung vor Ort vorschlägt. Er kann ihm zudem anbieten, falls sich herausstellt, dass er als Handwerker die Mängel doch zu verantworten habe, diese zu beheben bzw. Nachbesserungsmaßnahmen zu veranlassen. Er sollte dann die Mängelbeseitigung auch unverzüglich durchführen. Es hat sich bewährt, dem Kunden aber ebenso auch mitzuteilen, dass man diesem die Kosten der Überprüfung sowie Auslagen wie z. B. Fahrkosten in Rechnung stellen werde, wenn sich herausstellt, dass kein Werkmangel vorliegt und der Kunde dies auch hätte erkennen müssen. Dem Kunden kann darüber hinaus mitgeteilt werde, dass diese Vereinbarung als akzeptiert angesehen wird, sollte dieser sich nicht binnen einer zu setzenden Frist anders äußern.“
Was darf der Kunde von der Rechnung einbehalten, wenn Mängel bestehen?
„Laut §641 Abs. 3 BGB kann der Kunde nach Fälligkeit der Rechnung bei unwesentlichen Mängeln, also eher Kleinigkeiten, die Zahlung eines angemessenen Teils der Vergütung verweigern, bis der unwesentliche Mangel behoben ist. Als angemessen wird in der Regel das Doppelte der für die Beseitigung des Mangels erforderlichen Kosten angesehen. Den Rest muss er aber bezahlen. Er darf also nicht den gesamten Rechnungsbetrag zurückhalten“, fügt Drumann eindringlich an.
„Sind grobe Mängel zu beanstanden, ist der Sachverhalt schon schwieriger“, so Drumann. „In § 640 Abs. 1 Satz 2 BGB heißt es ‚Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden‘. D.h. im Umkehrschluss, dass die Abnahme bei wesentlichen Mängeln verweigert werden darf. Und ohne Abnahme muss auch keine Rechnung bezahlt werden. Generell muss der Kunde dem Handwerker aber eine Chance zur Mängelbeseitigung geben. Im Sinne aller ist eine realistische Fristsetzung hierfür. Bei allem Ärger über die mangelhafte Leistung, sollte für die Berechnung der Frist z. B. die Jahreszeit (z.B. Winter – Frost), der Umfang der vorzunehmenden Arbeit oder z. B. die eventuelle Lieferzeit von Ersatzteilen etc. bedacht werden.“
Besser VOB oder BGB mit dem Auftragnehmer vereinbaren?
„Hierbei geht es um die Frage, ob für den Vertrag nur die normalen Regelungen des BGB gelten sollen oder ergänzend die besonderen Regelungen der ‚Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen‘, kurz VOB/B. Zuerst einmal muss man dazu wissen, dass durch die Einbeziehung der VOB/B in einen Bauvertrag die Regelungen des BGB teilweise geändert werden. Vorteilhaft für den Handwerker bei Einbeziehung der VOB/B ist, dass dem Auftraggeber z. B. eine umfangreiche Mitwirkungspflicht auferlegt wird, dass Mängelansprüche meist schneller verjähren und dass eine günstigere Abnahmeregelung zum Tragen kommt. Das umfangreiche Klauselwerk der VOB/B birgt aber auch Risiken für den Handwerker, z. B. durch umfangreiche Prüfungs- und Hinweispflichten. Die Anwendung der VOB/B ist einem Handwerker letztlich nur dann wirklich anzuraten, wenn er über entsprechende detaillierte Kenntnisse bzgl. der Regelungen der VOB/B verfügt. Ansonsten“, so Drumann, „sollte die Einbeziehung der VOB/B vom Handwerker m. E. nicht vereinbart werden.“
Bei Problemen Rat von Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen einholen
"Jeder möchte gute Handwerksarbeit, aber nicht jeder möchte auch dafür zahlen. Das A und O bei allen geschäftlichen Schritten in einem Unternehmen ist die schriftliche Dokumentation, gut und individuell ausgearbeitete AGB als Grundlage aller Geschäfte, Kenntnisse über die eigenen Rechte und Pflichten und eine freundliche, aber bestimmte, korrekte und zügige Vorgehensweise bei allen Belangen. Sollte es dennoch Schwierigkeiten mit Kunden z. B. in Bezug auf die Abnahme von Handwerksleistungen, unberechtigten Kürzungen von Rechnungen o. ä. geben, sollte man sich möglichst früh Hilfe von einem Rechtsanwalt oder einem Inkassounternehmen holen, welches idealerweise Kenntnisse im Baurecht vorhält. Ehrliche korrekte Arbeit verdient volle Vergütung. Ohne Wenn und Aber!“
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