Mit Stichprobeninventur bares Geld sparen
Alternative zur Vollinventur
Die Inventur der Lagerbestände gehört für jedes Unternehmen mindestens einmal im Jahr zum Pflichtprogramm. Sie soll aufschlüsseln, welche Vermögensgegenstände ein Unternehmen auf Lager hat. Die Ergebnisse der Vollinventur sind allerdings zweifelhaft. Aufgrund von Zählfehlern kann die Genauigkeit der Buchbestände sogar abnehmen. Aber es gibt eine Alternative zur Vollinventur: Stichprobeninventur- und Controlling-Systeme.
Die Standardwerk Eugen Reis GmbH war ursprünglich ein Anbieter von Münzzähl- und Sortiermaschinen. Inzwischen ist aus dem Unternehmen ein Vollsortimenter im Bereich Cash-Handling geworden. Seine Maschinen kommen nicht nur im Hauptkassenbereich von Banken zum Einsatz, sondern auch in allen Unternehmen, die professionell mit Bargeld arbeiten. Dazu gehören Werttransportunternehmen, Vergnügungsparks oder Spielbanken, sowie der öffentliche Transportsektor und weite Bereiche des Groß- und Einzelhandels. Reis hatte 2010 einen Umsatz von 41 Millionen Euro, rund 100 Mitarbeiter sind für das Unternehmen tätig.
15 Mitarbeiter zählten früher an neun Arbeitstagen über 12.000 Teile
Bis vor wenigen Jahren setzte man auch bei Reis einmal im Jahr auf die klassische Vollinventur. Bis zu 15 Mitarbeiter wurden abgestellt, um acht bis neun Arbeitstage das Material im Hochregallager, das bis zu 12.000 Teilen Platz bietet, zu zählen. „Das behinderte natürlich unsere Geschäftsabläufe. Außerdem war diese Methode sehr unsicher, weil es immer wieder zu Zählfehlern kam“, berichtet Wolfgang Hörrle, Leiter der IT-Abteilung bei Reis.
So machte man sich auf die Suche nach einer besseren Technik, die Lagerbestände zu erfassen. Hörrle bekam von Stat Control die Einladung, in einem Unternehmen an einer Demonstration der Stichprobeninventur teilzunehmen. „Die Vorteile, zum Beispiel die Reduktion des Zählaufwands um bis zu 95 Prozent, haben uns am Ende überzeugt, so dass wir uns für die Stichprobeninventur mit Stasam entschieden haben“, so Hörrle weiter.
Rationalisierungseffekte bereits im ersten Jahr
Heute sind bei Reis nur noch fünf Mitarbeiter notwendig, um in zwei Arbeitstagen die Inventur mit einer Zählung von 700 bis 900 Teilen abzuschließen. In der Praxis kommt Stasam folgendermaßen zum Einsatz: Das System nimmt eine automatische Strukturanalyse vor, um die optimale Stichprobenanzahl zu ermitteln. Dann wird gezählt und die Ergebnisse werden an das System zurückgemeldet. Die Software prüft dabei, ob die gesetzlichen Grenzen bei den Buch-Ist-Abweichungen überschritten werden. Dazu greift Stasam auf alle erlaubten Schätzmethoden zurück: die Mittelwert-, Differenzen-, Verhältnis- und Regressionsschätzung.
Seit 2006 arbeitet Reis auch mit Staseq, einer weiteren Lösung von Stat Control. Sie ermöglicht es, die Zählmengen erheblich zu reduzieren und eine Inventur noch schneller zum Abschluss zu bringen. Diese Methode ist als Sequenzialtest geeignet, Inventuren in automatischen Lagern und Lagern mit hoher Bestandssicherheit durchzuführen. Der Zählaufwand beschränkt sich auf 30 Positionen. Es kommt nur zu weiteren Tests, wenn fehlerhafte Bestände vorliegen. Laut Hörrle ist es aber für den Erfolg der Methode entscheidend, kritische Teile im Vorfeld separat zu behandeln.
Event Stichprobeninventur
Bereits nach einem Jahr hatten sich die Investitionskosten amortisiert, so dass sich der Umstieg auf die Stichprobeninventur für Reis schnell als lohnenswert bestätigte. Die Bedienbarkeit der Programme ist vorbildlich: „Sie sind so intuitiv aufgebaut, dass jeder Fachmann sie sofort anwenden kann“, so Hörrle. Hinzu kommt die kompetente Beratung durch Stat Control, die in Schulungen alle Hintergründe der Software sorgfältig ausleuchten. Den Anwendern steht auch eine schnelle und zuverlässige Hotline zur Verfügung, wodurch eventuelle Probleme rasch eine Lösung finden. Doch Hörrle stieß bei der Arbeit mit den Programmen bisher auf keine Schwierigkeiten, so dass er den Support noch nicht in Anspruch nehmen musste.
Die Technik der Stichprobeninventur hat bei Reis zu großen Rationalisierungseffekten geführt. Hörrle ist zufrieden: „Für viele Mitarbeiter ist die lästige Inventur von einem Ärgernis fast zu einem Event geworden. Und die Einsparungen im Ressourceneinsatz überzeugen am Ende auch unsere Buchhalter.“
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