Software bringt Transparenz und Komfort
Lösung für die integrierte Unternehmensplanung
Ein mittelständiges Unternehmen aus dem Schwarzwald, Experte für Antriebstechnik, hat für seine gesamte Unternehmensplanung ein neues Tool eingeführt. Dieses bietet nicht nur eine steigende Transparenz in den Abläufen und verringert die Fehlerquote. Die Simulationsfunktionen machen es darüber hinaus möglich, genaue Vorhersagen zu treffen, welche Entscheidungen sich künftig wie auswirken werden. Das Tool bietet dem Unternehmen damit eine erhöhte Planungssicherheit bei sinkenden Kosten.
1936 als Hersteller für feinmechanische Bauteile für die Schwarzwälder Uhrenindustrie gegründet, hat sich GSC Schwörer vom Kleinunternehmen zu einem innovativen mittelständischen Hersteller im Bereich der Antriebstechnik entwickelt. Das Unternehmen fertigt branchenübergreifend kundenspezifische Getriebe und Getriebemotoren für Förder- und Verfahrenstechnik, Gebäudetechnik, Medizintechnik und Elektromobilität. Der Firmensitz liegt auch in der dritten Generation des Familienunternehmens in Eisenbach im Hochschwarzwald. GSC Schwörer hat rund 110 Mitarbeiter am Stammsitz und weitere 100 am Tochterstandort in den neuen Bundesländern.
Für die integrierte Unternehmensplanung samt Finanz- und Bilanzplanung sowie Gewinn- und Verlustrechnung hat das Unternehmen BPS-ONE der Denzhorn Geschäftsführungs-Systeme GmbH aus Ulm-Jungingen im Einsatz. Die Lösung wurde vor rund anderthalb Jahren implementiert und wird am Mutterhaus und am Tochterstandort genutzt.
Davor wurden alle Planungsprozesse ohne Softwarelösung komplett Excel-basiert abgewickelt. Zwar konnten damit die notwendigen Abläufe und Funktionen abgebildet werden, die Tabellenkalkulationslösung war allerdings kompliziert und durch die Verknüpfungen stark verschachtelt. Das machte sie nicht nur komplex – auch die Suche nach Fehlern gestaltete sich aufwändig. Zudem waren die Logiken für Dritte nicht nachvollziehbar. Nur der Urheber fand sich im System zurecht.
Auswahlprozess und Voraussetzungen
Die Maßgabe für ein neues System lautete zunächst, dass man auf etablierte Funktionen im Rahmen des Planungsprozesses, die über Jahre aufgebaut worden waren, nicht verzichten wollte. Die Lösung sollte also mindestens das leisten können, was über Excel erreicht wurde. Außerdem sollten die Abläufe systematisierter und vor allem für Dritte nachvollziehbar abgebildet werden.
Denzhorn war dem Unternehmen schon seit Längerem bekannt. Auch eine Internet-Recherche brachte den Software-Anbieter hervor. Vertreter des Unternehmens präsentierten ihre Lösung vor Ort bei GSC Schwörer. „Wir hatten auch andere Anbieter im Haus, aber die Lösung von Denzhorn hat uns überzeugt“, sagt Christoph Welte aus der Abteilung Controlling/Accounting.
BPS-ONE punktete mit dem Handling, der Darstellung und seiner Flexibilität. Die bekannten Strukturen aus der Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Bilanz ließen sich 1 zu 1 abbilden und die Software hielt alle Funktionen für eine detaillierte Absatz- und Umsatzplanung sowie eine umfassende Personalplanung vor. Zudem punktete sie mit Zusatzmodulen wie dem umfassenden Vertragsmanagement für Leasingverträge, Darlehen, etc..
Schrittweise Implementierung
Die Implementierung verlief reibungslos im vorgegebenen Zeitrahmen. „Ein Betreuer hat uns vor Ort mehrere Tage unterstützt und gemeinsam haben wir das Tool eingerichtet,“ so Welte. Außerdem fand eine Schulung statt. Über ein knappes halbes Jahr wurde das Tool in sinnvollen Etappen eingeführt. Termine fanden dazu im Monatsrhythmus statt. Sie richteten sich an den internen Prozessen bei GSC Schwörer wie der Unternehmensplanung, die im Herbst ansteht, aus. Auch mit dem Support ist man zufrieden: Auf Anfragen erfolgt eine zeitnahe Rückmeldung und ein Feedback mit einem konkreten Lösungsvorschlag.
Aktuell arbeitet am Stammsitz nur Welte mit dem Tool, das künftig aber nach einer organisatorischen Anpassung von mehreren Mitarbeitern genutzt werden soll. Am Tochterstandort setzen es zwei Mitarbeiter ein. Die Benutzerführung ist einfach und übersichtlich. Nach einer kurzen Schulung ist die Software leicht zu bedienen. Die Optik ähnelt dem Office-Look, so dass es sich für die User vertraut anfühlt.
Verbesserungen durch Transparenz und Komfort
BPS-ONE bietet dem Unternehmen einen deutlichen Prozess-Mehrwert und ein Plus an Komfort. So ist zum Beispiel eine jahresübergreifende Übernahme der Daten möglich geworden. Die Excel-Dateien für ein neues Jahr zu kopieren und zu aktualisieren gestaltete sich in der Vergangenheit schwierig. Jetzt lässt sich die Personalplanung leicht ins nächste Jahr transferieren, wo nur noch wenige Anpassungen stattfinden müssen.
Die Hauptverbesserung stellt für Welte die Zeitersparnis dar. Der Planungsprozess hat an Effizienz und Transparenz gewonnen, die Fehlerquote ist gesunken.
Szenarien und Simulationen ließen sich mit Excel kaum abbilden, waren schwergängig und umständlich. Die neue Lösung kann sie nun schnell aufbauen und dokumentieren, was für die Unternehmensplanung ein großer Vorteil ist. Welte kann nun leicht testen, wie sich zum Beispiel eine Lohnerhöhung in Summe von zwei Prozent auswirken würde oder was passiert, wenn eine Investition wegfällt oder zeitlich verschoben wird.
Alle Einflüsse auf die Ergebnis- und Finanzplanung lassen sich berechnen und so können konkrete Nachfragen der Geschäftsleitung, welche Entscheidung sich wie auswirkt, konkret und valide beantwortet werden. Prognosen sind leicht möglich. Zudem hat GSC Schwörer mit BPS-ONE eine etablierte Softwarelösung, was das Unternehmen für die Zukunft nachhaltig und sicher aufstellt.
Fazit
GSC Schwörer ersetzt mit der neuen Lösung verschachtelte Excel-Sheets. Durch die entstandene Transparenz können Dritte nun die Abläufe der Unternehmensplanung nachvollziehen. Das Tool bietet eine größere Flexibilität und mehr Komfort im Planungsprozess, zudem sinkt die Fehlerquote und damit der Zeitaufwand.
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Diesen Artikel finden Sie auch in Ausgabe 5/2020 auf Seite 40. Zum besagten Heft führt ein Klick auf den nachfolgenden Button!
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