Die Buchhaltung zukunftssicher machen
Der Weg zur autonomen Buchhaltung
Die Digitalisierung der Arbeitswelt wird sich auch massiv auf die Buchhaltung sowie die dort üblichen Abläufe auswirken. Damit man von der Entwicklung nicht überrollt wird, empfiehlt sich die Lektüre des Sachbuches ›Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung‹ von Reinhard Bleiber.
Unter dem Schlagwort ›Industrie 4.0‹ werden aktuell in der Industrie wichtige Weichen gestellt, die Produktion für die Aufgaben der Zukunft fit zu machen. Dass diese Weichenstellungen auch die Finanzbuchhaltung betreffen, erläutert Reinhard Bleiber in seinem Werk ›Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung‹. Hier wird erläutert, welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen gegeben sein müssen, um die Buchhaltung zukunftsfähig zu machen.
Im Buch wird klar herausgearbeitet, dass an der vollständigen Digitalisierung der Buchhaltung kein Weg vorbeiführt, da der größte Nutznießer dieser Entwicklung die Finanzbehörde ist. Und da dies so ist, werden mit größter Sicherheit entsprechende Gesetze ausgearbeitet und wohl auch Zwangsmaßnahmen eingesetzt, um der Digitalisierung der Buchhaltung zum Erfolg zu verhelfen. Schließlich wartet für den Staat als Lohn dieser Bemühungen ein nie dagewesenes Maß an Kontrolle über die finanziellen Abläufe in der Wirtschaft. Die Finanzbehörden werden sich umfangreiche Rechte auf den Zugriff der in den Unternehmen vorhandenen Daten zubilligen.
Eine Konsequenz dieser Entwicklung wird sein, dass die Betriebsprüfung an Bedeutung verlieren wird, solange die Buchhaltung alles richtigmacht und in einer automatisierten Prüfung sich keine Auffälligkeiten ergeben.
Daher ist jedes weitere Zuwarten, die Digitalisierung der eigenen Buchhaltung perfekt umzusetzen, fatal, da dies jetzt noch in aller Ruhe, später nur mehr unter Zeitdruck umgesetzt werden kann. Es gilt, passende Programme und Apps auszuwählen, Abläufe anzupassen und die Qualität der verarbeiteten Daten sicherzustellen. Schließlich führen falsche Daten auch zu falschen Ergebnissen, was vor einigen Jahren einem mittelständischen Hersteller von Kleinmaschinen fast zum Verhängnis wurde.
Das Unternehmen setzte auf eine digitale Buchhaltungsanwendung, die auch die automatisierte Konsolidierung umfasste. Leider war diese falsch eingestellt worden, wodurch eine falsche Bilanz erzeugt wurde, die nach zwei Monaten aus der Veröffentlichung zurückgezogen werden musste. Dadurch verloren viele Aktionäre das Vertrauen in das Unternehmen, woraufhin der Aktienkurs dramatisch sank.
Es zeigt sich demnach, dass es sich auszahlt, die Digitalisierung der eigenen Buchhaltung bis in kleinste Details zu planen, um derartige Überraschungen zu vermeiden. Es gilt, eine Digitalisierungsstrategie festzulegen und Potenziale zu ermitteln, damit der Sprung in die digitale Zukunft reibungslos klappt. Dazu ist es nötig, zunächst den Ist-Zustand der Buchhaltung zu ermitteln. Dadurch können der Umfang sowie die Qualität der bereits jetzt bestehenden digitalen Abläufe festgestellt werden. Dazu sind im Buch Checklisten vorhanden, die das Vorhaben erleichtern.
Im Buch wird dargelegt, welches Format künftig Rechnungen besitzen müssen, um digital verarbeitbar zu sein. Wird heute noch oft eine PDF verschickt, so muss für behördliche Aufträge ab 2020 eine Rechnung im Format „X-Rechnung“ erzeugt werden, das weit über das PDF-Format hinausgeht. Auch das sogenannte EDI-Format ist diesbezüglich noch im Rennen. Bei der Auswahl eines Buchhaltungssystems ist daher genau zu beachten, welchen Leistungsumfang es besitzt. Hinzu kommt, dass Unternehmen noch gesetzliche Normen der GoB und der Betriebswirtschaftslehre zu beachten haben. Das gilt für alle Abläufe, die in der Buchhaltung entstehen. Auch hier darf sich ein Buchhaltungsprogramm keine Schnitzer erlauben.
An oberster Stelle steht jedoch der Schutz der Daten, wie es gerade die DSGVO anmahnt. Es müssen Methoden zum Zugangs- und Zugriffsschutz ausgearbeitet werden, ein Back-up-System eingerichtet werden, Vorkehrungen zum Schutz bei Wassereinbruch und Stromausfall vorhanden sein und die Qualität der Daten durch Plausibilitätskontrollen während der Verarbeitung sichergestellt werden. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter durch klare Regeln und exakt definierte Verantwortlichkeiten unterstützt werden müssen.
Der Autor weist zudem darauf hin, dass in einer Zeit des Fachkräftemangels gerade auch in der Buchhaltung Maßnahmen zu treffen sind, die sicherstellen, dass das Wissen über die eingesetzte Softwarelösung stets verfügbar ist, selbst wenn ein wichtiger Mitarbeiter plötzlich erkrankt oder bald in den Ruhestand geht. Er mahnt einen geordneten Wissenstransfer auf mehrere Mitarbeiter an, der sich nicht nur auf das Know-how über die tägliche Arbeit erstreckt, sondern auch auf das Wissen über Organisation, Inhalte und Abschlüsse.
Mit zahlreichen Tipps zur Umstellung auf eine digitale Buchhaltung zeigt der Autor Wege auf, die es erleichtern, das Ziel zu erreichen. So weist er beispielsweise darauf hin, beim Onlinebanking darauf zu achten, dass die ins Auge gefasste Buchhaltungslösung multibankingfähig ist und die Möglichkeit besitzt, gesperrte Daten wieder sichtbar zu machen. Im Fall einer App rät er dazu zu prüfen, ob auf einem kleinen Display alle Eingabefelder irrtumsfrei zu lesen sind.
Auch in Sachen E-Mail hat er einen wichtigen Tipp: Es reicht nicht, die ausgedruckte E-Mail zu archivieren. Vielmehr muss die digitale Version revisionssicher verfügbar gemacht werden.
Es zeigt sich, dass die Umstellung einer analogen Buchhaltung auf eine IT-unterstützte Anwendung ein schwerwiegender Schritt ist, der alle Abläufe vollständig und radikal verändert. Daher muss dieses Vorhaben besonders gründlich vorbereitet werden. Das Buch ›Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung‹ von Reinhard Bleiber ist eine gute Basis, erfolgreich ans Ziel zu kommen.
Mehr Informationen:
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Titel: Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung |
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Autor: Reinhard Bleiber |
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Verlag: Haufe-Verlag |
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ISBN: 978-3-648-11734-7 |
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Jahr: 2019 |
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Preis: 39,95 Euro |
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www.haufe.de |
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